Fahrtenbuch führen: So geht's
Das handschriftliche Führen von Fahrtenbüchern ist mühselig und zeitaufwendig. Daher finden immer mehr elektronische Lösungen Anwendung. Doch was ist eigentlich ein Fahrtenbuch? Und wann ist es notwendig?
Generell wird mit einem Fahrtenbuch die Nutzung eines Verkehrsmittels detailliert dokumentiert. Festgehalten werden meist die Fahrtstrecke und auch der Zweck der Fahrt. Nützlich kann das Fahrtenbuch für die Abgrenzung beruflicher und privater Nutzung im Zuge der Versteuerung eines Firmenwagens sein. Darüber hinaus gibt es noch den Fall, dass das Führen eines Fahrtenbuches seitens der Behörden nach § 31a StVZO angeordnet wird. Anwendung findet diese Sanktion meist, wenn ein Fahrer nach einem schwerwiegenden Verstoß im Straßenverkehr nicht ausfindig gemacht werden konnte. Wird einem Fahrzeughalter diese Auflage für sein Verkehrsmittel erteilt, muss ein Fahrtenbuch stets mitgeführt und für ein halbes Jahr aufbewahrt werden.
Das muss ein Fahrtenbuch beinhalten
Verhängen die Behörden eine Fahrtenbuchauflage nach § 31a StVZO, richtet sich die Auflage an den Halter des Fahrzeuges. Im Gegensatz zu herkömmlichen Fahrtenbüchern, kommt es darauf an, wer das Fahrzeug zu welchem Zeitpunkt fährt. Denn die Auflage soll verhindern, dass bei einem wiederholten Verstoß der Fahrer nicht eindeutig identifiziert werden kann. Folgende Daten müssen in ein auferlegtes Fahrtenbuch eingetragen werden.
- Vorname, Name und Anschrift des Fahrzeugführers
- Amtliches Kennzeichen des Fahrzeuges
- Datum und Uhrzeit des Fahrtbeginns sowie des Endes
- Unterschrift
Führt man das Fahrtenbuch trotz Auflage gar nicht oder nicht ordnungsgemäß, kann ein Bußgeld von mindestens 100 Euro auf den Betroffenen zukommen. Gleiches gilt, sollte das Fahrtenbuch verloren gehen, nicht bis zum Ablauf der Frist aufbewahrt oder der zuständigen Person ausgehändigt werden.
Fahrtenbuch: Firmenwagen und Steuererklärung
Ein positiverer Anlass zum Führen eines Fahrtenbuches ist hingegen der Besitz eines Dienstwagens. Bekommt ein Arbeitnehmer beispielsweise einen Firmenwagen von seinem Arbeitgeber gestellt und darf diesen auch privat fahren, muss diese Nutzung versteuert werden. Das Fahrtenbuch ist dafür eine Option und kann durchaus Geld sparen. Beim Führen eines Fahrtenbuches für den Firmenwagen muss neben dem Datum und dem Kilometerstand auch der Abfahrts- und Zielort, die Reisestrecke, der Reisezweck, Umwege sowie der Kunde oder Geschäftspartner vermerkt werden.
Bei der Fahrt von der Wohnung zum Arbeitsplatz werden hingegen nur das Datum sowie der Kilometerstand benötigt. Wichtig hierbei ist jedoch, dass diese Fahrten nur mit einer Entfernungspauschale von 0,30 Euro pro Kilometer abgerechnet werden dürfen. Für das richtige Führen eines Fahrtenbuches gibt es ein paar Regeln, die beachtet werden müssen. Folgende Auflistung soll Ihnen dabei helfen:
- Ein Fahrtenbuch kann sowohl per Hand als auch elektronisch geführt werden.
- Es muss als gebundenes Buch zusammengetragen werden. Einzelblätter oder eine Excel-Datei sind nicht erlaubt.
- Eine Eintragung muss erfolgen, sobald eine Fahrt beendet ist. Handelt es sich um ein elektronisches Buch, muss die Fahrt binnen einer Woche dokumentiert sein.
- Die Vermerke müssen vollständig, korrekt, übersichtlich und gut leserlich vorgenommen werden.
- Nicht erlaubt sind Nachträge. Darüber hinaus müssen Änderungen eindeutig gekennzeichnet werden.
- Eine Kombination aus einem handschriftlichen und computergenerierten Fahrtenbuch ist nicht erlaubt (BFH Urteil, VI R3/12).
1-Prozent-Regelung für das Fahrtenbuch
Neben dem Fahrtenbuch gibt es noch die Möglichkeit der 1-Prozent-Regel für die Versteuerung. Grundsätzlich gilt, dass unterschiedliche Methoden zur Ermittlung der Steuerschuld nicht vermischt werden dürfen. Vielmehr muss man sich für eine Methode entscheiden. Die 1-Prozent-Regel wurde zur Vereinfachung der Steuererklärung eingeführt. Dabei ist pauschal 1 Prozent von dem Bruttolistenpreis pro Monat als geldwerter Vorteil zu versteuern. Die Methode kommt oft für Fahrer infrage, die das Fahrzeug sehr viel privat nutzen und sich vor dem Führen des Fahrtenbuches scheuen. Die Regelung ist zwar einfacher und zeitsparend, kann aber gegebenenfalls kostspieliger sein.
Elektronisches Fahrtenbuch – eine Alternative zu Papier?
Auch der technische Fortschritt hat Einzug in die Welt der Fahrtenbücher gehalten. War das Fahrtenbuch lange Zeit in Papierform sehr mühselig, sollen jetzt elektronische Fahrtenbücher Abhilfe schaffen und den Prozess vereinfachen.
Keine nachträgliche Änderung im elektronischen Fahrtenbuch! Für die Anerkennung ist es wichtig, dass nichts nachträglich verändert wurde. Zwar darf zwischen Fahrt und Eintragung eine Woche liegen. Dennoch sollte man sich nicht immer darauf verlassen.
Beispielsweise gibt es Fahrtenbuch-Apps und auch die Möglichkeit, das Fahrtenbuch mit den GPS-Daten zu koppeln. Das Finanzamt erkennt diese elektronischen Fahrtenbücher zwar an, allerdings müssen die Aufzeichnungen zeitnah geführt werden. Die Kilometerstände, die Reiserouten und das Datum zeichnen die elektronischen Versionen des Fahrtenbuches meist selbst auf, Informationen zum Ziel oder zum Kunden beziehungsweise Geschäftspartner müssen jedoch vom Fahrer ausgefüllt werden.
Möchte man ein elektronisches Fahrtenbuch im Rahmen der Fahrtenauflage nutzen, sollte man bei der Auswahl der Software darauf achten, dass Eintragungen nachträglich nicht mehr geändert werden können. Anderenfalls wird voraussichtlich das gesamte Fahrtenbuch mit seinen Eintragungen nicht anerkannt. Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte daher beim zuständigen Ordnungsamt nachfragen. Unsere Empfehlungen elektronischer Fahrtenbücher für Sie sind:
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